Задача:
Компания несколько лет работала на коробочной версии Битрикс24, но, к сожалению, она столкнулась с большой проблемой. Интегратор, который настраивал и поддерживал систему, крал данные и передавал конкурентам. Данные выгружались автоматически, был создан определенный скрипт, которые передавал все конкурентам в их CRM. Это выяснялось путем тестов, несколько лиц сделали «Тестовые заявки» и с ними связались конкуренты. Так как система является коробочной искать где лежит скрипт, это как искать иголку в стоге сена. Плюс необходимо было быстро и «тихо» отозвать и удалить все доступы к CRM и серверу от «плохого» интегратора. Компания теряла большое количество клиентов, а соответственно и денег.
Этапы работ:
- Мы предложили клиенту развернуть новую систему, на новом сервере. А так же, переработать бизнес процессы и их усовершенствовать, так как система уже устарела и требовались доработки.
- Описали текущую логику работы, определил текущую орг. структуру компании, зоны ответственности отделов и каждого сотрудника, сформировали нужные автоматизации, чтобы уменьшить ручные действия и человеческий фактор, выявили отчетные формы, которые нужны для определения продуктивности компании и персонала, что очень важно при штате персонала более 100 человек.
- Вместе с клиентом мы приняли решение остаться на коробочной версии Битркис24, но исключить при этом все прошлые проблемы компании и максимально защитить, скрыть всю информацию от всех пользователей, минимум прав и максимум ограничений. Тем самым мы сформировали требования и конфигурацию инструментов для данного проекта.
- Настроили сервер и развернули на нем коробочную версию Битрикс24 на 250 человек.
- Отстроили систему и настроили ее таким образом, чтобы привычные для персонала действия остались почти теми же, но с мелкими нюансами, для того, чтобы избежать отторжение персонала, но при этом и иметь возможность формировать все необходимые отчеты.
- Записали видео-обучение для линейных сотрудников и руководящих должностей.
- Перенесли всю базу клиентов, которая была более 600 тыс. контрагентов и все наработки, лиды, сделки, файлы с сохранением всей информации для того, чтобы компания могла в моменте переключиться и начать работать в новой системе.
- Администрировали проект на протяжении 1 месяца для проверки хода работы компании в новой системе.
Результат:
- Самый главный результат, что компания перестала терять клиентов и деньги, мы исключили возможность хищения клиентов.
- Система перестала быть просто записной книжкой для ведения клиентов, а действительно стало рабочей средой для персонала с возможностью управления компанией.
- Минимизировали ручные действия персонала, переведя их в автоматизацию со стороны системы.
- Вывели необходимые отчеты для Владельца компании и каждого руководителя отдела, отделов более 15 штук.
- Исключили коммуникацию через личные мессенджеры путем интеграции WhatsApp к Битрикс24.
- Реализовали внутренний документооборот компании внутри системы, чтобы персонала не бегал с бумажками по офису, а консолидировал в нужных реестрах внутри CRM.
- Максимально защитили систему от внешнего влияния. Никто и никак чужой не проникнет внутрь и не украдет ничего.
