Причина обращения
Директор компании обратился к нам с целью создания единой корпоративной системы для работы всех отделов. РОП не мог отследить полный путь клиента, так же был хаос в коммуникации сотрудников из разных отделов. Все вопросы решались в обычных мессенджерах, что увеличивало время работы сотрудников и уменьшало их эффективность. В связи с отсутствием четкого процесса обработки заказа были случаи, когда терялась важная информация о заказе, как следствие компания не выполняла свои обязательства в сроки.
В компании также отсутствовала система для работы логиста и бухгалтера, что приводило к увеличению срока решения вопросов.
Этапы работ
- Проведено несколько встреч для снятия полноценного технического задания. На встречах обсуждались вопросы основного бизнес-процесса компании, нюансов работы каждого из отделов и основных болей руководителя отдела продаж и директора. По итогам этих встреч был составлен подробный план работ с учетом всех пожеланий и специфики компании.
- Первоначальная настройка систем по описанному ТЗ. Для данной компании была выбрана связка CRM "Битрикс24" и ERP "МойСклад". Битрикс24 предназначен для работы отдела продаж, построения кастомных отчетов и создания сложных автоматизаций и бизнес-процессов для облегчения жизни сотрудников отдела продаж и РОПа. МойСклад идеально подходит для работы отдела Логистики, закупки и бухгалтерии, так как в этой системе ведется учет остатков, учет закупаемых материалов и отслеживание их прибытия на склад компании. Основная задача - связать работу отдела продаж и отдела логистики. Для этого мы использовали интеграцию между Битрикс24 и МойСклад, чтобы эти системы работали как единое целое.
- Демонстрация первоначальной настройки и сбор корректировок. После первичной настройки систем мы презентовали ее заказчику, для получения обратной связи и обсуждения изменений и доработок.
- Финальная сборка систем и обучение сотрудников. На данном этапе были реализованы сложные бизнес-процессы, автоматизации и подключения всех источников и каналов к CRM Битрикс24. Было проведено 3 очных обучения для сотрудников всех отделов. Вместе с сотрудниками мы провели 3 рабочих дня для оперативных ответов на вопросы и оперативного решения возникающих сложностей.
- Написание письменного обучения с учетом изменений после очного обучения. Для компании были написаны подробные текстовые материалы по работе в системах для каждой должности. Материалы содержали в себе полный алгоритм действий в рамках должностных обязанностей каждой должности, а также нюансы по работе в CRM и ERP.
Результат
Первый положительный отзыв был от Руководителя отдела продаж, так как через 2 недели, с момента полноценной работы в системе, количество чатов сократилось на 80%, так как все вопросы теперь решаются благодаря бизнес-процессам и информации внутри карточки сделки. Также наши решения наладили коммуникацию между отделом продаж, логистическим отделом и бухгалтерией. Благодаря корректно настроенной ERP МойСклад, отдел логистики получил понятную систему контроля закупок и доставок, а также удалось избежать крупной потери груза, так как отдел логистики четко видит все этапы доставки заказа. Самым главным результатом и отзывом является обратная связь от директора компании, который 4 года не хотел работать в CRM Битрикс24 и увидев положительные результаты начал использовать инструменты CRM и увеличивать свои показатели.
